怎樣減少企業中那些驚人的“無效工作”?

時間:2020-9-12 分享到:

要不斷地反思:此時此刻在做的事情,是不是真的創造價值?哪些習以為常的行為,其實是偷走績效的元兇?

口述:孫建華(南通富美服飾有限公司董事長)

整理:莊文靜 責任編輯:李靖

疫情發生以來,大量企業一方面要保持“低能耗”,比平時更加注重投入產出比,另一方面,很多企業也或主動或被動地進入轉型期。但即使如此,企業中那些驚人的浪費,依然沒有被重視,甚至被意識到。

企業中大量存在的“無效行為”,會不會成為壓垮企業的最后一根稻草?

那么,公司中“沒被意識的浪費”包括什么?究竟怎樣向無效工作發起挑戰?在當前的管理優化中,有哪些偷走績效的無效工作?

南通富美服飾有限公司董事長、《偷走績效的50個無效行為》一書作者孫建華,在《中外管理》雜志創辦的“ 管理百家大講堂”上,分享了他的一些思考與案例。

1、你的企業中,有多少人不直接創造價值?

在管理中,我不斷思考:此時此刻在做的事情,是不是真的創造價值?企業中真正創造價值的是誰?有多少人不創造價值,或者不直接創造價值?

舉個例子,某個城市?了個大公園,為了管理這個公園,建了個傳達室,安排了一個值班員。結果一個人盯班吃不消,就安排了三個人換班。公園還安排了環衛工人,陸續增加了四個人,結果有人開始偷懶。后來,這七八個人吃飯就成了問題,還建了一個餐廳。然后,餐廳又請了一個廚師,由于買菜不規范,就找了一個兼職買菜員和財務人員……這支隊伍越來越龐大。

我們的企業又何嘗不是如此?

我曾經說:一個企業質量管理人員越忙,這個企業就越沒希望。有一個廣告語說:“我們的維修人員沒事做”。這個創意真是太棒了!如果我們的品牌,如果不用客服和維修豈不更棒?畢竟從本質上看,質量管理人員本身并不創造價值。所以,我認為一個企業里的質量管理人員越少,說明這家企業就越優秀。

所以,我們企業一直不斷地宣揚:極致地做好自己,不給別人添麻煩;極致地做好自己,執行不打折,要第一時間一次性把事情做好。因為雖然認真做事可以把事情做對,但只有用心做事才能把事情做好。

怎樣減少企業中那些驚人的“無效工作”?

富美服飾董事長孫建華

2、唯客戶是從,小心“窮折騰”

我們公司有一句話:客戶不是上帝。因為把客戶當上帝,那就會“唯客戶是從”,就不會有自己的客觀判斷,還要千方百計地去跟隨客戶去折騰。中國有句俗話——窮折騰,說的就是折騰折騰著就變窮了。

有一次,我看到公司的平面設計人員在摳圖。我問他你為什么要摳圖?他說,拍照片哪有不摳圖的。我問他,為什么?他說因為旁邊有不干凈的背景。我問他,那為什么不直接把現場背景打掃干凈?!

這位平面設計人員所做的就是無用功。我們算一下,他平均1年要摳1200張產品照片,每張照片10分鐘,算下來1年有25天的工作時間在做這些無用功,但公司一分錢沒少給他。你說付給他的工資值不值?

所以,我們要不斷的反思,我此時此刻在做的事情,看似正常的工作是不是真的在創造價值?

在我們公司有這么一句話:客戶不是上帝,但要在專業基礎上給予尊重。試想,客戶那兒也有剛畢業才幾個月的新員工,他們的一些指示,如果我們都奉為圣旨會怎樣?唯客戶是從,就會讓我們失去自己的客觀判斷,還得千方百計地去跟隨客戶去折騰。

想想我們自己20多年來的經歷,難道你的經驗比不上一個剛出茅廬的小設計師,所以我們要自信,不能盲從,我們需要專業服務,而不是把客戶奉為上帝。專業地服務好客戶,不僅可以降低成本,還可以得到客戶的信賴。

所以,一味地滿足客戶,不僅自己的工作沒有樂趣、沒有價值、缺少尊嚴,也得不到客戶的信賴。因此,專業地服務好客戶,從而獲得客戶的信賴,是可以大大的降低成本的。

 

3、沒有信任也會偷走績效

說到信賴,我想起一個案例。

大概在10年前,我參加過一家上市公司的供應商大會。這位老板在600人的大會上慷慨陳詞,他說3-5年,我們要做到有多少家店鋪。而當時網絡銷售開始興起,按照過去的業績推斷,這個目標基本上是完不成的。老板問供應商:各位如何幫我們提升50%的利潤?

有些供應商提供了幾個建議。我當時聽到這個問題就有點不爽,在我看來,這個老板的格局會直接影響企業的命運。但我依然提出了建議,就4個字:提前付款。大家都盯著我,感覺我像傻瓜一樣。

我解釋道:一般企業是產品出貨后45天付款,而你們是60天甚至更長才付款。如果你們改為30天,甚至預付定金,相信任何一家企業給你降低5%的價格都不成問題,因為所有企業最擔心的就是出貨以后不能及時收款。

通常,人之常情是:你把錢都先給了我,我得對得起你的那份信任,力爭做得更好,即使價格低一點也無所謂。這5%的利潤不就輕松出來了嗎?假如一家企業原本有5%的利潤,現在成本又降低了5%,這個利潤率不就增加了100%嗎?如果當初利潤率是10%,現在多了5%,那不就增加了50%嗎?

所以,我認為沒有信任也會偷走績效,喜歡拖欠貨貨款的企業,利潤一般也不會太好。

 

4、警惕一年上萬小時的無效會議

一家企業,會議是必須的。但很多會議是無效的,無論是小公司還是大公司。那么,如何讓一次會議更有效?

首先,一定要明確:會議不是討論問題,而是做決策。即使有討論的環節,也應該是基于一兩個想法或是一個藍本,并在這個基礎上,進行優化和形成決策意見,而不是無中生有。

而不是沒有一個藍本去討論,往往沒有結果,即使有結果,也沒有效率。

其次,是“相關人員”參會,而不是按級別召集參會。先談公共話題,再談個性話題。與個性話題無關的人,可以在公共話題結束后,先離開。否則浪費時間。

再次,就是會議有記錄,形成決議,有責任人和時間點。就像是一次讀書會,你要明確學到什么,收獲了什么,企業和個人有什么行動。因為對任何人,沒有行動的感悟,大都是沒有意義的。

有專家分析:大多數會議,70%是無效的。如果一個公司有200人,平均每人每周有2小時的會議,那么每年就是2萬個小時的會議,假如70%是無效的,那么就是近1.5萬個小時浪費了。

怎樣減少企業中那些驚人的“無效工作”?

富美服飾董事長孫建華

5、別讓“計劃”和“跟催”偷走績效

浪費也存在于生產計劃中。對于一家出口型企業,有多少企業能把虧損控制為零呢?有多少企業能抓住一次該抓住的呢,這并不太容易。而該抓住沒有抓住,其實就是損失。

在我們公司有這么一句話:別人能的,而我們沒能,就是我們的無能。舉例來說,一個訂單要求30天完成,而按照計劃和常規要45天交貨。一兩次訂戶無所謂,但時間長了,基本上交貨都是40-60天,那么從此以后,30-40天的訂單就不會再發到我們這里。這也就意味著,我們就失去了這個客戶。長此以往,公司就要等死。

所以,什么是競爭力?就是即使有1%的希望,也要做100%的努力。做生產計劃不是排隊,而應該是統籌安排,是想盡一切辦法,把為客戶解決問題的綜合能力。

隨后,跟催也是一種無情的浪費,它同樣不創造價值。

優秀的企業總是按部就班、平平靜靜。而差勁的企業是熱火朝天、全民皆兵。生產鏈中,如果經常有某些環節掉鏈子,整個系統都會失控,到最后交貨來不及,就會全民皆兵,似乎團隊精神爆棚,實際是管理混亂。

平時的交貨期總是拖延,而到了大年三十,再難出的貨也出了??磥?,還是平時的工作沒有抓緊。一個員工一天有多少時間被別人盯著催著,又有多少時間在催著別人。我們公司有員工特別辛苦,1天8個小時,其中至少有5個小時在電話中。你說,還剩3個小時他能做什么?在企業里,有些人似乎很忙碌。但是真正忙出效果了嗎?

杜拉克曾經說過,一家企業中,越是看似不可能取代的人,越要將其取代。因為過于忙的人,特別被迫忙的人,不善于打造制度、體系、平衡,也不善于預防,也不善于培養人。更不舍得授權。如果每個人每個崗位都能極致地做好自己,需要別人來催你嗎?跟催,其實是一種時間的浪費。

接下來,就不能不提生產過程中的等待了,它也是一種極大浪費。

我們曾經有一款產品,按照工藝指示書排產量只能做到30件。但我覺得應該可以做到55件,但是所有管理者都認為,再怎么努力也超不過45件。我不服氣,就制定了一套激勵措施,結果快的一組做到72件,慢的一組也做到了63件。如果排產量按照最快的8折計算,那么至少也達到了55件。

后來,大家總結高效的原因,是因為他們不喝水、不上廁所,并且面輔料還能及時到位,一點也不用等待?!安挥玫却笨梢蕴嵘s60%的排產量,這個效率提升多可觀??!

其實管理就是發現問題,解決問題,預測問題。

所以,消除生產過程中的等待,是提升效率的利器。生產過程中的等待,是被忽視的浪費。既然是浪費,就不能不說到高級管理層。

6、管理者自身的無效工作

先說說財務,它的功能在我看來一是記賬,二是管理,管理就是要做預算、做分析。

但大多數企業的財務經理,無非是給出一大堆統計數據,今年比去年增長或下降了多少。很少有財務人員能告訴你:風險在哪里,如何管控,更不要說下一步的行動建議或計劃了。缺乏分析、預測的數據堆砌,對行動沒有參考價值,這些數據只是死的數據,又有什么意義呢?對于財務來說,也照樣花了不少時間做工作,但價值有限。而通過數據挖掘其中的價值,避免企業的風險,進而把不可控的風險變為可控的風險,才是財務的價值所在。

最后,說到驚人的浪費,大家往往忽視了最高管理者。比如:審批,有時一張票據上有好幾個人簽字,真的出了問題,好多人都不清楚怎么回事。前面簽字的人想,反正后面有大領導把關呢;后面的人想,反正前面的人簽了字的,應該沒問題了。結果誰也不負責任,一年到頭幾萬張票據,做了這么多無用功,有多大意義?

幾乎所有企業在支付款項時,最后都要一把手審批。本來欠人家錢都是難為情的事,但凡符合條件的,按規定執行不就行了?何必勞煩老板大駕?再比如,領導工作要卓有成效,就一定要用人所長,將長處發揮到極致,并不斷賦能。如果對一個崗位求全責備、不斷換人,也會是企業一大損失。

總之,企業中的浪費實是太多了。所以,我們要不斷用挑剔的眼光去尋找它,杜絕它。

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